Fatturazione Elettronica tra Privati: le linee guida per aziende e B2b

L'obbligo di Fatturazione Elettronica tra privati è in vigore dal 1 gennaio 2019 (dopo la proroga del 1 luglio 2018 che aveva già coinvolto subappaltatori e cessioni di carburanti) e rappresenta l'estensione dell’obbligo fino a oggi limitato ai rapporti con le PA. Dopo le pubbliche amministrazioni, la Fattura Elettronica è quindi realtà per tutte le imprese e i liberi professionisti, 

Questa nuova tappa rappresenta uno spartiacque importante, che cambia significativamente il rapporto tra Fisco e contribuente, e che incoraggia il percorso di Digitalizzazione del Paese. Andiamo quindi alla scoperta della Fattura B2b, dai benefici che questa comporta per le imprese alle modalità di funzionamento e di utilizzo. Approfondiremo:

• Benefici e opportunità per i privati
• Come funziona la Fattura Elettronica per i privati
• L'obbligo di Fatturazione Elettronica B2b in sintesi
• I numeri del cambiamento
• I modelli di Fatturazione Elettronica utilizzati dai privati

Perché una Fattura Elettronica per il B2b

Con l’introduzione dell’obbligo di Fatturazione Elettronica tra privati, l’Italia ha mandato un chiaro messaggio sia ai contribuenti italiani, sia agli Stati membri dell’Unione Europea in merito alla volontà di contrastare l’evasione IVA, di semplificare la burocrazia fiscale e di stimolare gli Stati membri dell’Unione a seguire l’esempio italiano, visto che le stime sull’evasione IVA a livello europeo ammontano a circa 150 miliardi di euro annui.

Benefici e opportunità della Fatturazione Elettronica per privati e liberi professionisti

Non solo obbligo! La fatturazione elettronica può generare diverse opportunità e vantaggi sia a livello di sistema Paese, sia a livello di ecosistema industriale. Uno dei principali obiettivi del provvedimento è dunque la riduzione dell’evasione del gettito IVA. Tra gli altri benefici:

• miglioramento della competitività del sistema Paese;
• semplificazione burocratica, amministrativa e fiscale;
• aumento del livello di digitalizzazione delle imprese.

Diverse anche le opportunità che emergono per le impresse. Tra questi la possibilità di poter lavorare su dati strutturati e di stimolare la digitalizzazione di altri documenti come ordini e documenti di trasporto. La digitalizzazione del ciclo dell'ordine, inoltre, può portare anche a un risparmio economico rispetto al cartaceo che può andare dai 5-9 euro ai 25-65 euro a fattura. Interessanti anche le opportunità legati a una gestione dei fornitori più evoluta e al Supply Chain Finance.

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Come funziona nella pratica la Fatturazione tra privati?

Detto del perché è fondamentale digitalizzare i processi di fatturazione anche tra privati e professionisti, cerchiamo di capire come funziona nella pratica la Fattura Elettronica nel mondo business to business.

Le principali caratteristiche di tale obbligo sono i seguenti:

• una fattura, per essere considerata valida, deve transitare dal Sistema di Interscambio (SdI), così come già avviene per la Fatturazione Elettronica verso la PA;
• l’obbligo è rivolto a tutti i soggetti residenti o stabiliti in Italia, quindi sia le aziende private che i consumatori finali. Sono esclusi dall’obbligo coloro che applicano il regime di vantaggio o forfettario, gli operatori agricoli in regime agevolato, le società sportive dilettantistiche e i soggetti che emettono fatture per le quali è obbligatorio l’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria (Sistema TS);
• i formati da utilizzare sono esclusivamente il formato XMLPA (così come definito dall’allegato A del provvedimento del direttore dell’Agenzia delle Entrate prot. 89757 del 30 aprile 2018) oppure, da aprile 2019, gli standard/formati riconosciuti nell’ambito dell’Unione Europea;
• si prevede la trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei dati relativi alle cessioni di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non residenti/stabiliti in Italia, a meno che non si utilizzino le regole di fatturazione elettronica anche per queste operazioni;
• in caso di emissione di fattura in un modo diverso da quello elettronico utilizzando il SdI, la fattura si considera non emessa.

L'obbligo di Fatturazione Elettronica tra privati in sintesi

In questo video è riassunto tutto ciò che l'introduzione dell'obbligo comporta per imprese e professionisti.

È molto importante che il mondo B2b colga l’occasione della Fatturazione Elettronica tra privati per rivedere internamente i propri processi, in primis quelli amministrativi. In questo modo sarà possibile sfruttare le potenzialità che si generano grazie al passaggio da una “gestione per documenti” a una gestione per “flussi di dati” e dalla dematerializzazione di un documento alla digitalizzazione dell’intero ciclo ordine-pagamento. Soprattutto in quest’ultimo caso i benefici sono evidenti. E non è un caso che molte imprese italiane continuino a vedere nell’obbligo di Fatturazione Elettronica tra privati un’opportunità per ottimizzare i processi aziendali. Una fiducia destinata a crescere!

Fatturazione Elettronica tra privati: i numeri del cambiamento

Va detto che la possibilità di emettere fatture elettroniche tra privati con le stesse modalità previste per la pubblica Amministrazione esiste in realtà fin dal 1 gennaio 2017. L’obbligo si è però reso necessario perché sono poche le aziende che hanno esercitato questa opzione. Basti pensare che da gennaio a dicembre 2017 sono transitate solamente 166 mila fatture elettroniche (pari allo 0,012% dei circa 1,47 miliardi di fatture B2b e B2g) dal Sistema di Interscambio (SdI). L'obbligo di Fattura Elettronica B2b in Italia è dunque diventato realtà, con effetti più che positivi. 

Da gennaio, data dell'obbligo, a inizio giugno 2019 sono transitati dal Sistema di Interscambio circa 850 milioni di file fattura rivolti a imprese, PA e privati, inviati da 3,2 milioni di soggetti con uno scarto del 3%. Entro la fine del 2019, l'Osservatorio Fatturazione Elettronica (ora Digital B2b)del Politecnico di Milano ha stimato che potrebbero essere scambiati circa 2 miliardi di fatture.

In questo scenario di positivo cambiamento, va detto, non mancano intoppi e difficoltà. Questi, riassumendo, i principali problemi segnalati dalle aziende e i professionisti che hanno iniziato ad adottare il sistema di Fatturazione Elettronica:

• problematiche relative al formato XMLPA come il limite dimensionale di 5 Megabyte. la discrezionalità nella compilazione di alcuni campi che, invece, sarebbe opportuno fossero obbligatori, l’accettazione di un set limitato di caratteri speciali e l’assenza di campi gestionali che, se riportati nel campo note o addirittura non riportati, impediscono l’acquisizione automatica di tali informazioni e costringono le aziende a mantenere un doppio flusso;
• il disallineamento tra le fatture ricevute dal SdI (direttamente o tramite un intermediario) e quelle presenti nell’area “Fatture e corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate
• ritardi nel Sistema di Interscambio, soprattutto nella fase iniziale, sono stati segnalati ritardi, anche causati principalmente dall’adeguamento del canale FTP alle specifiche SFTP6.

I modelli di Fatturazione Elettronica adottati dai privati

Al di là delle prime legittime difficoltà, le grandi aziende italiane hanno adottato diversi modelli per la gestione delle fasi del processo di fatturazione (ciclo attivo, ciclo passivo e conservazione digitale dei file fattura). La soluzione più diffusa, a oggi, è l’affidamento di tutto il processo a un soggetto terzo. Non mancano, però, casi di gestione "in-house" di alcune fasi.

Le possibili modalità di gestione del ciclo attivo, del ciclo passivo e della conservazione sono:

• intermediata (o in outsourcing): l’azienda affida tutto il processo a un soggetto terzo (ad esempio provider di servizi, banca, software house);
• non intermediata (o in-house): l’azienda dispone di un sistema proprio per la gestione dell’intero processo o di una o più fasi.

Grazie all’incrocio delle fasi del processo di fatturazione con la modalità di gestione è possibile poi individuare cinque differenti modelli che vanno da un caso estremo (totale internalizzazione) all'altro (completo outsourcing) passando per  diverse soluzioni intermedie, che differiscono per il diverso mix di gestione del ciclo attivo, passivo e della conservazione.

Quale modello di Fatturazione Elettronica tra privati scegliere? Non esistono particolari driver che consiglino uno specifico modello. In linea generale, chi ha scelto di non affidarsi a un intermediario è una grande multinazionale o un'azienda multi-business. Tali aziende sono caratterizzate da una significativa mole di documenti, in grado di giustificare e ripagare nel breve-medio termine un investimento consistente.