L’ORGANIZZAZIONE

Coopservice è un’azienda, con sede a Reggio Emilia, che offre servizi di facility management, tra cui pulizia e sanificazione, gestione e manutenzione degli immobili e degli impianti, fornitura ed efficientamento energetico, trasporto e movimentazione delle merci, gestione di magazzini e archivi, logistica specializzata per la GDO e per la sanità, traslochi civili e industriali, sicurezza e vigilanza armata e non. È presente sul territorio con una rete di oltre 100 tra filiali, uffici territoriali, centrali operative, magazzini e depositi e circa 16.000 dipendenti.

LE ESIGENZE

L’emergenza sanitaria ha costituito il punto di svolta per l’introduzione di un nuovo modo di lavorare in Coopservice. Al termine dell’emergenza, l’azienda ha deciso di introdurre in modo strutturato lo Smart Working, con l’obiettivo di aumentare efficienza e produttività, responsabilizzando le persone e introducendo una logica di orientamento al raggiungimento dei risultati. Inoltre, l’introduzione di un modello di lavoro flessibile si orienta verso la promozione del bilanciamento vita-lavoro delle persone, la razionalizzazione degli spazi e la tutela dell’ambiente.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Facendo tesoro dell’esperienza emergenziale, il progetto Restart Smart Working ha preso avvio a luglio 2022, coinvolgendo tutte le funzioni dell’azienda con profili impiegatizi, per un numero di circa 600 persone.
A settembre dello stesso anno è stata introdotta una policy specifica sullo Smart Working, integrata da un accordo individuale, che prevede la possibilità di svolgere fino a due giorni di lavoro da remoto e tre in sede a settimana. È stata inoltre estesa la flessibilità in ingresso e uscita. Il lavoratore può articolare la propria prestazione lavorativa tra le ore 7 e le ore 20, garantendo che almeno il 50% della prestazione lavorativa da remoto sia svolta all’interno di fasce orarie di contattabilità (9:30- 12:30 e 14:30-17:30). Nella fascia oraria compresa tra le ore 20.00 e le ore 7.00, durante i sabati e i festivi, di norma è prevista la disconnessione. In coerenza con il nuovo modello di flessibilità in termini di orario di lavoro, sono stati modificati anche il regolamento aziendale e la procedura di rilevazione delle presenze della struttura impiegatizia.
Nelle giornate di lavoro da remoto, i luoghi ritenuti idonei allo svolgimento dell’attività lavorativa sono stati individuati tra i seguenti: abitazione privata, ambienti di co-working, sedi aziendali diverse da quella di appartenenza (previa verifica della disponibilità di postazione).
Dal punto di vista tecnologico, sono stati adottati software per la collaborazione e comunicazione da remoto ed entro il 2024 verrà concluso il passaggio dalle cartelle di rete alle cartelle in cloud. Inoltre,
sono state predisposte dashboard per avere visibilità sulle presenze di colleghi e collaboratori per capire come essi lavorano; un’applicazione in grado di fornire spunti utili per lavorare meglio e ingaggiare le persone; un’applicazione per incrementare la cultura del continuous feedback.

Ogni smart worker è dotato di laptop, monitor di supporto e cellulare. L’azienda è inoltre attenta all’innovazione tecnologica, sono infatti in atto progetti e sperimentazioni in tema di realtà aumentata e AI (report predittivi per il mondo HR e AI generativa). Parallelamente all’introduzione del nuovo modello di lavoro, anche il layout degli spazi è stato ottimizzato. Nonostante il vincolo dato da una configurazione planimetrica rigida, con uffici in sequenza e assenza di ambienti modulabili e open space, sono stati ridotti gli spazi assegnati ai singoli dipartimenti del 20% e creati spazi di interazione e sale riunioni adatte anche ai meeting in modalità ibrida, dotati di tecnologie adatte per la connessione e l’interazione da remoto. Il ridisegno del layout ha previsto l’introduzione del desk sharing, con prenotazione di postazioni e altri spazi tramite app. E’ stato predisposto anche un apposito spazio food, nel quale è possibile consumere i pasti, anche grazie a un sistema di lunch box delivery service.

Attiguo alla sede centrale verrà realizzato lo Smart Hub, un Near Zero Energy Building, all’insegna dell’innovazione e della sostenibilità. Si tratta di un luogo di lavoro fluido e innovativo in cui l’area di lavoro si estende anche all’esterno dell’edificio e si apre anche ad esterni.

L’iniziativa è stata accompagnata da un intenso programma di informazione e formazione. All’avvio si è svolto un incontro di Kick-Off per trasmettere l’importanza dei cambiamenti culturali al comitato di direzione. A ciò hanno fatto seguito una video intervista con l’HR Director (per favorire la diffusione del nuovo mindset e della nuova vision) e l’erogazione di video-pillole su temi quali l’organizzazione delle attività, l’utilizzo degli strumenti più adatti, la sicurezza.

Per favorire il cambio del modello di leadership, sono stati erogati alcuni webinar online, “Smart working Visioning”, a supporto del Top Management per sviluppare una visione comune sullo Smart Working. Questa fase è stata seguita da workshop per supportare i manager nello sviluppo di nuovi stili di leadership. A queste figure sono dedicati anche percorsi di coaching e sul feedback continuo. Infine, sono stati avviati dei progetti pilota per far sì che ogni responsabile definisca assieme al proprio team le modalità di lavoro future del gruppo di lavoro. L’obiettivo è individuare le best practice che possono essere estese a tutta la popolazione e favorire la maturazione del modello. La funzione HR raccoglierà le regole e le buone pratiche comuni per creare un decalogo aziendale che diventerà parte integrante del modello a partire da settembre 2023.

Il progetto Restart Smart Working è stato coerentemente incastonato all’interno di un più ampio progetto “circolare”, che comprende anche: un nuovo sistema di KPI aziendali, un rilancio della valutazione delle competenze, il piano formativo rinforzato ed a tendere un allineamento del performance management aziendale. Nello specifico sono stati individuati ulteriori 41 KPI (rispetto a quelli collegati a target di budget) tipicamente monitorati e gestiti da manager e collaboratori. L’integrazione tra sistema di valutazione delle competenze e azione formativa, consentirà di promuovere un numero crescente di iniziative per potenziare il lavoro interfunzionale e di team e di porre la base per una nuova cultura organizzativa sempre più orientata al raggiungimento di obiettivi comuni, condivisi e coerenti con le strategie aziendali.

Connessi al progetto di Smart Working vi sono inoltre altri importanti e innovativi progetti aziendali quali Giovani Talenti, Data Driven e Sostenibilità Ambientale. In particolare, il progetto Giovani Talenti prevede che i nuovi ingressi diventino dei veri e propri Smart Ambassador, per permeare con il cambiamento l’intera struttura aziendale. Il progetto Data Driven ha l’obiettivo di accrescere la cultura del dato e introdurre sempre più logiche di analitycs all’interno dell’organizzazione, cogliendone la portata e l’importanza. Dal punto di vista della sostenibilità, l’obiettivo dell’azienda è quella di diventare carbon neutral entro il 2024. Tra le azioni che verranno intraprese c’è l’installazione di pannelli fotovoltaici nei parcheggi, per produrre energia pulita per la sede.

I BENEFICI

A seguito del periodo emergenziale, è stata erogata una survey per valutare il benessere delle persone, dalla quale sono emersi spunti interessanti per le fasi successive del progetto. Una seconda survey è stata erogata a maggio 2023 e servirà per capire l’andamento attuale e i punti di miglioramento.

Tuttavia dall’avvio del progetto è stato già possibile percepire alcuni benefici.
Con l’introduzione dello Smart Working, a fronte di un incremento della popolazione aziendale, è stato possibile utilizzare gli edifici già in uso, senza doversi espandere investendo in nuovi spazi. Le persone sono soddisfatte dell’iniziativa e aderiscono al nuovo modello di lavoro in modo stabile.
Coopservice ha misurato l’impatto dello Smart Working dal punto di vista ambientale. Nel 2022, è stato stimato un risparmio del 9,4% dei consumi di energia elettrica e del 22,8% di gas naturale (dati 2021 vs 2022), oltre a 544.860 km percorsi risparmiati.