L’ORGANIZZAZIONE

Digital Angels è un’agenzia di comunicazione e marketing integrata con sedi a Roma, Milano ed Amsterdam. L’azienda conta 108 addetti (Angels) e supporta i propri Clienti nelle fasi di ideazione e di implementazione di progetti di comunicazione e marketing nelle aree di Strategia, Creatività, Social Media Marketing, Media Planning, SEO e Data & Analytics.

LE ESIGENZE

Digital Angels ha adottato il Flying Working non soltanto per migliorare i ritmi lavorativi e l’equilibrio tra vita privata e lavorativa degli Angels, ma anche per individuare nuove modalità di collaborazione, aumentare il coinvolgimento e la motivazione al lavoro e per migliorare la produttività dell’intera agenzia. L’obiettivo dell’iniziativa è migliorare l’attenzione ai progetti e stimolare maggiormente creatività e pensiero laterale.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Lo Smart Working in Digital Angels ha inizio nel 2017, con un progetto pilota che permetteva agli Angels di lavorare per due giorni a scelta al mese da remoto e di restare a casa durante le giornate di sciopero del trasporto pubblico. Al termine del primo test di 6 mesi e con l’entrata in vigore della legge 81 del 22 maggio 2017, il programma è stato inserito in agenzia in maniera definitiva, con dei giorni di lavoro da remoto aggiuntivi e facoltativi in base agli anni di anzianità, la distanza dall’ufficio ed il numero di figli ed inserendo la flessibilità sull’orario di inizio e fine lavoro.
Dopo il periodo di lavoro da remoto forzato sperimentato durante la pandemia, l’iniziativa evolve con l’obiettivo di rendere il lavoro a distanza un’alternativa e non più un obbligo, integrandolo con la possibilità di lavorare in ufficio per salvaguardare le relazioni tra le persone.

L’agenzia introduce già dal 1° luglio 2020 un modello avanzato di Smart Working bilanciando le necessità di chi voleva tornare in ufficio con i timori di chi non si sentiva ancora pronto. Il modello è via via evoluto e ha riguardato fin da subito l’intera popolazione aziendale, senza nessuna esclusione, dai profili più junior ai Directors, dalle funzioni di staff alle funzioni commerciali.

Il Flying Working di Digital Angels prevede un orario di lavoro flessibile ed è modulato su quattro diverse fasce:

• la fascia A prevede la possibilità di lavorare tre giorni in ufficio e due giorni da remoto a settimana;
• la fascia B prevede un giorno in ufficio e quattro giorni da remoto a settimana;
• la fascia C prevede di poter lavorare tutta la settimana in remoto per un massimo di 4 settimane all’anno;
• la fascia H prevede di poter lavorare tutta la settimana in remoto ad agosto e nelle tre settimane del periodo natalizio.

Gli Angels, in accordo con il proprio manager, possono scegliere la fascia più adeguata per loro e possono chiedere il passaggio da una fascia all’altra in base alle proprie esigenze personali ed organizzative. La struttura in fasce consente all’agenzia la possibilità di pianificare le presenze attraverso un sistema di turnazione, permettendo una distribuzione più equa delle risorse all’interno degli uffici.

I giorni di lavoro da remoto devono essere svolti preferibilmente presso il proprio domicilio ufficiale e, dando comunicazione preventiva, è possibile lavorare anche da altri luoghi o dall’estero, garantendo una connessione stabile e una postazione di lavoro idonea e silenziosa. Inoltre, il Flying Working prevede altri due strumenti:

• il Safe Working, grazie al quale le persone possono usufruire di massimo un giorno al mese in cui lavorare da remoto in caso di lievi malesseri che non precludono la capacità lavorativa;
• lo Strike Working che permette di lavorare a distanza in caso di sciopero dei mezzi pubblici.

Per agevolare il lavoro da casa, l’agenzia ha previsto un rimborso telefonico sia per il cellulare, sia per la connessione internet di casa per un valore cumulativo di € 100 a trimestre, oltre che un rimborso annuale per l’abbonamento ai trasporti pubblici pari a € 410 ed un rimborso Home-work Station una tantum per l’acquisto di quanto occorre per migliorare la propria postazione lavorativa a casa, per un valore massimo di € 150. L’iniziativa di Smart Working ha previsto anche un adeguamento della dotazione tecnologica aziendale. Per supportare il lavoro da remoto, gli Angels hanno ricevuto una dotazione tecnologica composta da pc, tastiera, mouse, accessori hardware ed un monitor esterno in 21:9, su richiesta.

Oltre alle tecnologie più tradizionali a supporto del lavoro agile quali cloud, chat e software collaborativi, l’azienda ha da poco intrapreso un percorso per introdurre tecnologie più innovative come realtà aumentata e realtà virtuale. Seppure l’adozione sia solo in fase embrionale, l’agenzia ha cominciato a utilizzare questo tipo di strumenti per la creazione di esperienze immersive e coinvolgenti per lavoratori e clienti, con l’obiettivo di adottarli in futuro anche per la formazione e la creazione di campagne pubblicitarie innovative e di prototipi di siti web, per effettuare analisi dell’usabilità e test sull’esperienza degli utenti, individuando e risolvendo eventuali problemi prima della messa in produzione.

Dal 2017, l’evoluzione del modello di Smart Working ha spinto Digital Angels ad adeguare gli spazi aziendali. La sede principale di Roma è stata ri-progettata alternando open space operativi con scrivanie libere in desk sharing, phone booth e phone corner per videoconferenze in solitaria, meeting room per meeting ibridi e in presenza, predisponendo alcuni spazi informali adatti sia alla collaborazione che alla socializzazione.

Per fare fronte alla crescita del team, gli spazi sono stati estesi attraverso dei temporary offices all’interno della stazione Termini, il luogo più collegato di Roma e principale porta d’accesso alla città per i pendolari.
Alle due sedi romane si affiancano gli spazi di coworking a Milano ed Amsterdam, per consentire ai lavoratori in loco di alternare il lavoro da remoto a quello in ufficio, e ai colleghi della sede che si recano in queste città per le trasferte di poter usufruire di un luogo adatto per lavorare. Pur rispettando la fascia scelta, ogni Angel può scegliere in quale città lavorare, anche per ragioni personali.

L’evoluzione dell’iniziativa di Smart Working è stata accompagnata da alcune misure per favorire il Change Management. Per coinvolgere gli Angels fin da subito nella definizione dell’iniziativa, sono stati previsti incontri di confronto per la definizione delle nuove policy. Prima della presentazione del nuovo regolamento adottato nel 2022, sono stati organizzati momenti di Q&A, occasioni per dare suggerimenti e per approfondire tutti gli aspetti del nuovo modello. Successivamente l’agenzia ha previsto un percorso di formazione per i manager che, seppur non incentrato specificamente sullo Smart Working, si è rivelato utile per veicolare messaggi utili ai fini della gestione del Flying Working. Contestualmente, Digital Angels ha avviato una serie di iniziative con l’obiettivo di favorire il benessere e l’engagement delle persone, oltre che l’inclusività e la sostenibilità aziendale. In tema di benessere, dal 2023 Digital Angels ha introdotto la possibilità di usufruire dell’Assistenza Sanitaria Integrativa. Per l’aumento dell’engagement, ogni anno vengono organizzati dei Team Building, Stream Building, feste aziendali e aperitivi per favorire e costruire solide relazioni umane e lavorative. In tema inclusività, l’azienda ha definito una serie di interventi, piani di formazione e strategie di recruiting che valorizzino le tematiche di diversity e inclusion. Ai fini della riduzione dell’impatto ambientale, DAs ha distribuito delle borracce termiche in acciaio, introdotto in ufficio bicchieri, posate e piatti biodegradabili, assorbenti e tamponi compostabili, un erogatore dell’acqua potabile. Inoltre, sono stati organizzati dei team building a tema green, aderendo alle iniziative di raccolta di rifiuti a Piazza del Popolo a Roma e sulle spiagge di Ostia e Santa Marinella.

I BENEFICI

A seguito dell’introduzione dell’iniziativa Flying Working, Digital Angels ha osservato benefici sotto diversi punti di vista. Il tasso di assenteismo si è ridotto di oltre l’80% e il tasso di turnover è passato dal 15% del 2019 al 2% del 2022.
Il modello di Smart Working si è rivelato inoltre una preziosa leva di attraction, soprattutto nei confronti dei talenti più giovani. Un’indagine di clima ha evidenziato dati positivi in termini di engagement, work-life balance e benessere psico-fisico da parte delle persone. L’adozione del lavoro agile ha anche permesso di migliorare l’impatto ambientale dell’agenzia.

Seppur in modo più qualitativo, Digital Angels ha riscontrato un miglioramento della produttività e una riduzione dell’impatto sul traffico urbano, grazie alla minore frequenza degli spostamenti casa-lavoro.