AZIENDA

Barilla è un’azienda familiare, non quotata in Borsa, presieduta dai fratelli Guido, Luca e Paolo Barilla. Fu fondata dal bisnonno Pietro Barilla, che aprì un panificio a Parma nel 1877. Oggi Barilla è famosa in Italia e nel mondo per l’eccellenza dei suoi prodotti alimentari. Con i suoi brand – Barilla, Mulino Bianco, Pan di Stelle, Gran Cereale, Harrys, Pavesi, Wasa, Filiz, Yemina, Misko, Voiello, Academia Barilla, First, Catelli, Lancia, Splendor, Pasta Evangelists e Back to Nature – promuove una alimentazione gustosa, gioiosa e sana, ispirata alla dieta mediterranea e allo stile di vita italiano. Quando Pietro ha aperto il suo negozio 147 anni fa, lo scopo principale era quello di fare del buon cibo. Oggi quel principio è diventato il modo di fare business di Barilla, con più di 8.700 persone che lavorano per l’azienda e una filiera che condivide i suoi valori e la passione per la qualità. L’impegno del Gruppo è di offrire alle persone la gioia che il cibo buono e ben fatto può dare loro, fatto con ingredienti selezionati provenienti da filiere responsabili, contribuendo a un presente e un futuro migliore. Dal 1987, un archivio storico raccoglie e custodisce la storia dei 147 anni di vita dell’azienda, che oggi, grazie ad un portale-museo online è una risorsa accessibile a tutti e testimonia il viaggio di un’icona del Made in Italy e i cambiamenti della società italiana.

L’ESIGENZA

Fino a Luglio 2023, la gestione dei processi HR all’interno del Gruppo Barilla avveniva tramite un insieme di sistemi basati su server e in cloud. Nello specifico, tramite siste mi on premise venivano gestite le anagrafiche, i dati amministrativi e i dati organizzativi dei dipendenti. Questi sistemi fungevano anche da sorgente dati per terze applicazioni, ad esempio per la gestione del payroll. In cloud venivano invece gestiti i processi di Performance, Recruiting, Compensation e di Talent management. Il mix dei due sistemi era ben consolidato all’interno dell’organizzazione, ma nel corso tempo, la rigidità dei processi su server ha spinto la Direzione HR a optare per una completa migrazione su sistemi in cloud. In primo luogo, l’obiettivo era armonizzare e centralizzare la gestione dei dati dei dipendenti all’interno di un unico database per migliorarne la qualità. Una seconda necessità era quella di migliorare la governance dei processi e la tracciabilità di tutto il patrimonio informativo del dipendente. I sistemi on premise necessitavano infatti di passaggi multipli nella condivisione delle informazioni, non essendo tutte contenute in database accessibili ovunque ed in qualsiasi momento. Un’ulteriore esigenza era legata all’esperienza degli utenti, con l’obiettivo di migliorarne la user experience e abilitare la fruizione in modalità self-service di alcune funzionalità. Infine, Barilla mirava a migliorare la gestione dei processi già implementati sulla piattaforma cloud, in quel momento ancora limitata dalla frammentazione delle informazioni generate con il sistema ibrido. Il progetto si è quindi posto l’obiettivo di fornire un’esperienza integrata, semplificata e ingaggiante per tutti i processi HR presenti nel precedente sistema, tramite l’adozione di un’unica piattaforma globale in cloud. In merito alla scelta della piattaforma in cloud, l’azienda ha scelto di proseguire la collaborazione con SAP, già fornitore dei precedenti sistemi in uso.

IL PROGETTO

Le fondamenta del progetto “OneHR: our Global People Management Platform” di Barilla si articolano su quattro pilastri: il primo riguarda l’efficienza derivante dalla digitalizzazione dei processi e dalla progettazione di una homepage in piattaforma ripensata per essere più efficace; il secondo pilastro è rappresentato dalla realizzazione di un sistema che garantisca la qualità del dato, agendo come fonte unica delle informazioni all’interno dell’organizzazione; il terzo è rappresentato dall’abilitazione di un approccio data-driven, generato dalla messa a disposizione di reportistiche in tempo reale; infine, l’ultimo pilastro è rappresentato dalla possibilità di gestire in maniera completa il ciclo di vita dei collaboratori, tramite un’interfaccia semplice ed intuitiva. Il progetto è stato suddiviso in tre fasi: Analisi e Design, Sviluppo della soluzione e Test e Validazione. Nelle prime due fasi è stata adottata la metodologia “Agile”, che attraverso diverse iterazioni ha portato allo sviluppo della soluzione finale. Ogni fase è stata poi accompagnata da attività di change management e comunicazione, per coinvolgere progressivamente gli stakeholder e garantire una corretta adozione del nuovo strumento. La piattaforma è stata aperta alla popolazione aziendale nel luglio 2023, con il rilascio della soluzione nella stessa data per tutte le country del Gruppo. Ad oggi, i processi HR disponibili in cloud sono Personnel and Organization Management, Compensation, Variable Pay, Performance Management, Talent e Recruiting. Il progetto, tra le altre novità, ha previsto l’adozione di un nuovo approccio self-service alle attività e ai dati HR da parte degli utenti. Oggi, entrando nella piattaforma dalla nuova homepage, ogni persona può accedere al proprio profilo. Da qui, si ha la possibilità di: visualizzare i propri dati anagrafici, amministrativi e organizzativi, dati salariali (in via di rilascio), i principali dati di formazione, dati di contatto, dati di performance e modificare il proprio indirizzo di residenza. La piattaforma assicura la tutela dei dati personali garantendo piena conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (Reg. Ue 2016/679); sono state implementate appropriate misure di sicurezza tecniche ed organizzative atte alla protezione dei dati personali da qualsivoglia trattamento illecito o non autorizzato. Anche i manager e gli HR Business Partner possono accedere a tutte le informazioni di cui sopra sempre tramite l’employee profile dei propri riporti. “OneHR: our Global People Management Platform” di Barilla è stato accompagnato da iniziative di change management per accompagnare persone e professionisti HR verso il cambiamento. L’approccio di change management adottato si è basato su tre componenti chiave: engagement, comunicazione e formazione. Rispetto ai primi due elementi, l’azienda ha dapprima identificato gli attori coinvolti nel progetto, attraverso l’utilizzo della tecnica delle “personas”, e realizzato di conseguenza un piano di comunicazione ad hoc. La metodologia delle “personas” ha permesso infatti di identificare le esigenze e le aspettative degli utenti finali, sulla base di alcune caratteristiche specifiche. La promozione del progetto e la fase di change management e supporto all’adoption è tuttora in corso e prevede l’invio di comunicazioni e newsletter per evidenziare benefici e nuove funzionalità. Sul piano della formazione, invece, sono stati sviluppati percorsi dedicati alle “personas” identificate come attori principali dei nuovi processi HR. I contenuti sono stati erogati attraverso diverse modalità, dalle sessioni in aula (sia in presenza, sia virtuali) allo sviluppo di video pillole con le istruzioni e le informazioni necessarie all’utilizzo della nuova piattaforma.

I RISULTATI

Ad oggi, la piattaforma è stata adottata globalmente da più di 8.300 collaboratori distribuiti su 26 Paesi. Tre sono i benefici principali che vengono riscontrati: il miglioramento della governance dei dati dovuta alla centralizzazione delle informazioni dei dipendenti e dell’organizzazione aziendale, e ad una user experience più ingaggiante, permettendo alle persone di interagire con il sistema in maniera più intuitiva e simile ad applicazioni di tipo consumer; la rifocalizzazione della Direzione HR all’interno dell’organizzazione, grazie ad un sistema che permette la riduzione di attività a basso valore aggiunto; il miglioramento del supporto alle decisioni, dovuto ad un approccio data-driven, basato sulla disponibilità dell’analisi dei dati in tempo reale. Restano ancora da sfruttare a pieno i benefici derivanti dall’efficienza della fruizione self-service e dal modulo di Onboarding della piattaforma, a seguito del naturale periodo di assestamento che il progetto sta attualmente affrontando e di conformità ai processi aziendali. La complessità principale riguarda lo sviluppo di un “nuovo mindset” che permetta alle persone, in primis gli HR Business Partner, di orientarsi nel nuovo sistema e accedere e gestire i diversi processi presenti, sfruttandone a pieno le potenzialità.

GLI SVILUPPI FUTURI

Riguardo il futuro, la Direzione HR di Barilla è innanzitutto intenzionata a migliorare costantemente i processi HR gestiti in cloud. L’obiettivo finale è quello di rendere la piattaforma sempre più intuitiva e user-friendly per manager e collaboratori, sfruttandone a pieno le funzionalità per ottimizzare i processi e agevolarne la gestione da parte delle persone. Fra i possibili elementi di innovazione in valutazione vi sono la prosecuzione nel percorso di miglioramento della fruibilità dei dati tramite la diffusione del reporting Stories e l’applicazione delle soluzioni di AI e Generative AI fornite dalla piattaforma (es. Intelligence Hub) con l’obiettivo di innovare e potenziare ulteriormente i processi e le soluzioni HR. Il progetto “OneHR” segna un passo importante nel cammino di Barilla verso la digitalizzazione ed evidenzia l’impegno dell’azienda a rimanere all’avanguardia nell’adozione di tecnologie innovative, per semplificare i processi interni e focalizzare le risorse sulle attività strategiche di core business aziendale.