La sfida della gestione dei costi Cloud

La sfida della gestione dei costi Cloud

Il 2022 ha portato grande incertezza in tutti i mercati a livello nazionale e internazionale: dalla delicata situazione geopolitica generata dal conflitto russo-ucraino, alla crisi energetica e alle difficoltà in più catene di fornitura, fino al vertiginoso aumento dell’inflazione. Il mercato Cloud, basato su infrastrutture energivore, risentirà certamente di questo scenario soprattutto in termini di tariffe applicate dai provider per l’erogazione dei propri servizi.

Se da un lato la crescente maturità tecnologica sul Cloud delle grandi imprese e il conseguente aumento della complessità dei sistemi informativi avevano già portato le organizzazioni ad approfondire come migliorare la propria gestione dei costi Cloud, l’attuale scenario macroeconomico impone di rivolgere lo sguardo verso questo tema.

Ma come fare a gestire le complessità, già esistenti e nuove, dettate dal contesto di incertezza, che riguardano il processo di gestione dei costi dei servizi Cloud?

Per provare a rispondere a questa domanda, l’Osservatorio Cloud Transformation ha dedicato un workshop di Ricerca interattivo al tema con l’obiettivo di approfondire le dimensioni rilevanti da considerare per controllare e amministrare al meglio la spesa della nuvola.

L’incontro è stato dedicato alla discussione di un modello di IT financial Management proposto dall’Osservatorio per raccogliere buone pratiche e criticità sperimentate dalla nostra Cloud Community, composta da C-level ed Executive di grandi imprese dell’offerta e della domanda di servizi Cloud, nella costruzione di un processo di gestione dei costi efficiente ed efficace.
Il modello, elaborato secondo le indicazioni della FinOps Foundation, dell’Osservatorio è articolato in tre fasi – Inform, Optimize e Operate – che possono essere svolte con successo grazie all’impiego di quattro leve strategiche fondamentali – cultura, competenze, processi e tecnologia.
Partendo dal modello sviluppato, nella prima fase di Inform, l’azienda cataloga e tagga le spese Cloud aziendali per ottenere chargeback e showback accurati, analizzando quindi le dinamiche reali di utilizzo dei servizi da parte di ciascun team aziendale e imputare correttamente i costi.
Catalogate le spese Cloud, nella seconda fase di Optimize, le organizzazioni devono ottimizzare la loro presenza Cloud con, ad esempio, attività di ridimensionamento e spegnimento automatico dei servizi. La fase di Inform risulta fondamentale a tale fine: infatti la catalogazione dei servizi utilizzati consente di avere una migliore capacità di previsione delle necessità aziendali, dando l’opportunità alle organizzazioni di limitare l’uso di servizi on demand, generalmente più costosi, a favore di contratti a tariffe bloccate a lungo termine.
Infine, nella terza fase di Operate, le organizzazioni iniziano a monitorare continuativamente gli obiettivi di business e i KPI di riferimento coinvolgendo il CCCE (Cloud Cost Center of Excellence) costruito includendo gli stakeholder aziendali, finanziari e operativi, che definiscono anche le politiche e i modelli di governance appropriati.

Queste tre fasi devono però essere implementate considerando quattro leve strategiche fondamentali: cultura, competenze, processi e tecnologia.

Le prime tre leve sono sicuramente quelle in cui le singole aziende devono compiere lo sforzo interno maggiore,
creando responsabilità diffusa sull’attribuzione dei costi Cloud tra tutti gli utenti d business, istituendo team ad hoc di controllo della spesa Cloud con competenze di Finance e IT, rafforzando le partnership con i Cloud Provider e infine adottando meccanismi interni di monitoraggio continuo dei costi attraverso opportuni KPI.
La Cloud Community dell’Osservatorio si è dimostrata soprattutto consapevole del ruolo fondamentale che la relazione con il provider deve svolgere nel monitoraggio e ottimizzazione della spesa della nuvola: prima fra tutte, infatti, la buona pratica di assicurare un’interlocuzione continua con il proprio Cloud vendor per comprendere al meglio le diverse voci di spesa e cercare spazi di efficientamento con offerte maggiormente customizzate sul cliente.
Ruolo però fondamentale lo ricoprono anche i programmi per reperire le competenze interne necessarie a rendere le proprie applicazioni portabili su diversi ambienti Cloud, in modo da poter spostare più facilmente i carichi di lavoro tra diversi provider anche in base anche alla convenienza economica.
Infine, le organizzazioni devono instaurare processi strutturati per la gestione dei servizi e dei costi Cloud: buona pratica espressa della nostra Community prevede ad esempio di considerare la costruzione di un business case per ciascun progetto Cloud in modo tale che gli stakeholder aziendali che devono essere coinvolti – IT, Business e Finance – possano lavorare insieme per ottimizzare al meglio i bisogni Cloud delle singole unità di business avendo consapevolezza dell’onere finanziario di ciascun progetto fin dall’inizio.
Guardando invece alla quarta leva della tecnologia che, secondo la rilevazione dell’Osservatorio è oggi la più attenzionata dalle organizzazioni, gli strumenti disponibili per gestire i costi del Cloud sono principalmente di tre tipologie:

• strumenti sviluppati internamente con un alto livello di personalizzazione ma che introducono la necessità di un team IT con competenze specifiche e risorse per dedicarsi ai continui aggiornamenti rispetto all’evoluzione dei prodotti dell’offerta dei provider;
• strumenti messi a disposizione direttamente dal Cloud provider che offrono ampia standardizzazione e aggiornamento continuo ma maggiori rischi di lock-in sul singolo vendor.
• strumenti di terze parti che offrono prodotti orientati alla trasversalità su più Cloud Provider, ma che non riescono ad offrire la stessa precisione ed accuratezza degli altri due sistemi rispetto al contesto di business di ciascuna realtà.

Dal confronto con la Cloud Community, emerge quindi l’importanza di utilizzare tool tecnologici che supportino il processo di monitoraggio dei costi ma non senza alcuni accorgimenti. L’introduzione di questi strumenti deve infatti sempre essere accompagnata da un’attenta valutazione di utilità e conformità degli stessi alle esigenze aziendali per evitare di incorrere in costi aggiuntivi non corrisposti da benefici adeguati.

Ripartiamo quindi dalla domanda iniziale che l’Osservatorio si è posto: in che modo possono le imprese impostare al meglio un percorso di IT financial management che consenta di navigare sistemi informativi e uno scenario macroeconomico sempre più complessi?

Un buon punto di partenza sembra essere quello di adottare una visione a tutto tondo della gestione dei costi del Cloud, attraverso il coinvolgimento e la collaborazione di tutti gli stakeholder aziendali – IT, Business e Finance – per adottare tecnologie adeguate alle proprie esigenze, strutturare processi adatti alle richieste della nuvola e diffondere una cultura di consapevolezza rispetto all’utilizzo dei servizi digitali che possa consentire una maggiore responsabilizzazione di tutti gli utenti nel raggiungimento della sostenibilità economica del Cloud.