L'Osservatorio permanente "Intranet Files" nasce nel 2002 per iniziativa del MIP Politecnico di Milano e di Webegg con l'obiettivo di creare e diffondere conoscenza sulle Intranet in Italia.

Nel suo primo anno di attività l’Osservatorio, sulla base dell’analisi di 29 Intranet di medie e grandi imprese operanti in Italia, si è posto l’obiettivo di fotografare lo stato delle Intranet nelle imprese italiane di medie e grandi dimensioni in termini di obiettivi perseguiti, processi coinvolti, funzionalità applicative erogate, piattaforme tecnologiche utilizzate.

Ne è emersa una profonda eterogeneità nei “modelli” seguiti nello sviluppo delle Intranet ed un sostanziale ritardo nelle applicazioni. Una delle principali cause di questo ritardo è apparsa essere la difficoltà delle imprese nel riconoscere il ruolo della Intranet nell’ambito della strategia aziendale e nello stimarne i ritorni degli investimenti.

Nel secondo anno, pertanto, ci siamo posti l’obiettivo di monitorare l’evoluzione delle Intranet a fronte dei cambiamenti in atto nelle strategie, e di verificare le modalità con le quali le iniziative vengono valutate e inserite nella strategia

aziendale.

Il campione è stato esteso, da 29 a 50 casi, e reso maggiormente rappresentativo andando a includere aziende appartenenti a settori che, pur significativi nella realtà italiana, erano poco rappresentati nel campione iniziale.

La composizione interdisciplinare del gruppo di ricerca e la metodologia di analisi, basata su interviste multiple e analisi online, hanno permesso di studiare la natura e le evoluzioni delle Intranet dal punto di vista strategico, tecnologico ed organizzativo.

L’analisi ha messo in evidenza come molte imprese si trovino oggi alle prese con un dilemma: accontentarsi di Intranet che richiedono risorse contenute, ma hanno un peso tutto sommato marginale nella vita dell’impresa, o investire per rilanciare iniziative Intranet più ambiziose che richiedono di mettere in discussione i processi e l’organizzazione esistente?

A rendere la seconda opzione più difficile da praticare, concorre la forte difficoltà che tuttora le imprese hanno nello stimare e misurare i "ritorni" delle Intranet. In situazione di crescente pressione sui costi molte aziende, non riuscendo a giustificare gli investimenti monetizzando i benefici attesi, finiscono con l’accantonare o rimandare gli investimenti nelle Intranet, rinunciando così a vantaggi competitivi potenzialmente significativi.

E’ proprio per rispondere a questa esigenza che l'Osservatorio Intranet Files, nel suo secondo anno di attività, si è posto l'obiettivo di proporre un framework di riferimento per analizzare e misurare il "valore" di una Intranet.

Il report è strutturato in tre sezioni. Nella prima viene presentato lo stato delle Intranet, andando a discuterne l’evoluzione in termini di modelli strategici, soluzioni organizzative e scelte tecnologiche. Nella seconda sezione a partire dall’analisi dei risultati e dei problemi incontrati dalle imprese nella valutazione e nel monitoraggio degli investimenti, si propone un modello di valutazione delle Intranet. Nella terza sezione infine, si formula un modello evolutivo dello sviluppo di una Intranet e si vanno a trarre alcune indicazioni a supporto dell’azione dei responsabili delle Intranet aziendali.